Policy whistleblowing

1. Scopo
2. Destinatari della presente policy
3. Cosa segnalare
   1. Modalità della segnalazione
   2. Esclusioni
4. Soggetto preposto a raccogliere le segnalazioni
5. Segnalazione
   1. Canale/i interno di comunicazione
   2. Canale pubblico
   3. Canale esterno presso ANAC
   4. Comunicazione autorità giudiziaria
6. Comunicazione di ritorsioni
7. Tutela della riservatezza
8. Misure di protezione
9. Responsabilità e limitazione di responsabilità del segnalante
10. Conservazione della documentazione

1. Scopo

La ratio del processo è garantire la libertà di espressione e d’informazione e contrastare la corruzione ed evitare che chi segnala illeciti venga in qualche modo discriminato o abbia conseguenze negative a causa del suo gesto.

In questo documento vengono illustrate le modalità, l’oggetto, i contenuti, i destinatari delle segnalazioni, attraverso il canale interno e anche attraverso quello esterno, vengono inoltre illustrati le misure di tutela nei confronti dei segnalanti come previsto dal Dlgs 24/23.

Il presente documento costituisce parte essenziale del Sistema231 adottato dalla Cooperativa, integrando i precetti del Modello 231, recependo i principi contenuti nel Codice Etico in vigore e rinforzando le sanzioni previste nel Sistema sanzionatorio e disciplinare.

2. Destinatari della presente policy

Il presente documento è destinato a tutti i soggetti indicati dall’art. 3 Dlgs 24/23 definiti come segnalante:

I soggetti legittimati a segnalare sono quelli con un rapporto di lavoro con l’azienda, (utenti, dipendenti, famigliari, fornitori, volontari, soci, ecc.) anche in caso di situazioni precontrattuali, periodi di prova o nel caso il rapporto sia sciolto ma le informazioni sulle violazioni sono state acquisite quando il rapporto era in corso.

• dipendenti
• personale in periodo di prova
• volontari  
• tirocinanti
• ex dipendenti
• soci
• amministratori e soggetti con funzione di controllo, vigilanza o rappresentanza (anche di fatto)
• fornitori di beni o servizi
• liberi professionisti e consulenti che prestano la propria attività presso la nostra Cooperativa.

Il segnalante può ricevere richiesta di integrare quanto esposto con maggiori dettagli; quindi, per poter ottenere un pieno riscontro invitiamo i segnalanti a fornire i loro recapiti. (si veda più avanti il capitolo riservatezza).

3. Cosa segnalare

• Informazioni sulle violazioni di normative nazionali e di Unione Europea che provocano danno alla Cooperativa o all’interesse pubblico (illeciti civili, penali amministrativi).  Le informazioni possono riguardare anche violazioni non ancora commesse ma che il segnalante ritiene potrebbero esserlo sulla base di dati concreti.
• Illeciti amministrativi
• Illeciti civili
• Illeciti contabili
• Illeciti penali
• Violazioni ai sensi del D. Lgs 231
• Comportamenti che tendono ad occultare le violazioni

3.1 Modalità della segnalazione

• Le segnalazioni devono riguardare informazioni apprese nel contesto lavorativo (nozione ampia consulenti fornitori volontari azionisti tirocinanti)
• La segnalazione deve esser il più dettagliata possibile indicando chi sono le persone coinvolte, quando si sono verificati i fatti, in quali circostanze.
• È possibile allegare documenti alla segnalazione
• Il segnalante deve specificare se vuole mantenere riservata la propria identità e avvalersi delle tutele in caso di ritorsioni.
• Segnalazioni anonime (Si precisa che, nel caso le contestazioni siano fondate principalmente sulle dichiarazioni del whistleblower, e l’identificazione di quest’ultimo risulti necessaria per la difesa dell’incolpato, la segnalazione sarà utilizzabile solo nel caso in cui l’autore accetti di comunicare la propria identità. L’art. 16, c. 4, D.lgs. 24/2023 estende al segnalante che sia ricorso all’anonimato, le misure di protezione previste per tutti i whistleblower, nel caso in cui sia successivamente identificato e abbia subito ritorsioni.

3.2 Esclusioni

• Voci di corridoio, informazioni di dominio pubblico, informazioni prive di fondamento.
• Contestazioni legate ad un interesse privato del segnalante.
• Segnalazioni riguardanti nello specifico il rapporto di lavoro con l’impresa.
• Contestazioni legate a relazioni interpersonali anche riferite a episodi di discriminazione.
• Segnalazioni in materia di sicurezza nazionale.

4. Soggetto preposto a raccogliere le segnalazioni

Il soggetto preposto a ricevere e gestire le segnalazioni è una persona all’interno dell’organismo di vigilanza con idonee caratteristiche di competenza e indipendenza e tenuto a mantenere riservata l’identità del segnalante.

5. Segnalazione

La Cooperativa ha individuato quale persona incaricata a ricevere e valutare le segnalazioni un componente dell’Organismo di Vigilanza.

La segnalazione cartacea deve essere inviata a Cooperativa Filo continuo Via Caduti del Lavoro 2 Pescantina con indicazione: all’attenzione del Dott Cesare Menini, componente Organismo di vigilanza, il quale garantisce la completa autonomia dall’azienda.

Nessun all’interno della Cooperativa è autorizzato a leggere le comunicazioni che riportano questa dicitura. La segnalazione, con carattere di estrema riservatezza, sarà raccolta dall’ufficio amministrativo e consegnata al Dott Menini.

Il segnalante riceverà, entro il termine massimo di 7 giorni, un avviso di ricevimento e presa in carico della segnalazione.

Successivamente i contatti proseguiranno contestualmente alla segnalazione, fornendo al segnalante opportune indicazioni sull’andamento della segnalazione, eventualmente anche con richieste di approfondimento, mantenendo comunque un contatto fino alla conclusione del procedimento.

In ogni caso il segnalante deve ricevere un riscontro entro tre mesi dalla data dell’avviso di ricevimento.

5.1 Canale/i interno di comunicazione

Tutti i canali di comunicazione garantiscono la riservatezza del segnalante, dei facilitatori, della persona coinvolta, dei soggetti menzionati nella segnalazione, del contenuto della segnalazione.

La segnalazione cartacea deve essere così predisposta:

• Una busta contenente la segnalazione
• Una busta contente i dati anagrafici ed eventuali recapiti del segnalante  
• Una busta che racchiude tutto con l’indirizzo della Cooperativa e l’indicazione “All’attenzione del Dott Menini”.

Nel caso in cui, a seguito dell’attività svolta, vengano ravvisati elementi di infondatezza della segnalazione, ne sarà disposta l’archiviazione con adeguata motivazione.

Laddove, invece, si ravvisa la fondatezza della segnalazione chi gestisce le segnalazioni deve rivolgersi immediatamente agli organi preposti interni o enti/istituzioni esterne, ognuno secondo le proprie competenze.

È importante sottolineare che non spetta al soggetto preposto alla gestione della segnalazione accertare le responsabilità individuali qualunque natura esse abbiano, né svolgere controlli di legittimità o di merito su atti e provvedimenti adottati dall’ente/amministrazione oggetto di segnalazione, a pena di sconfinare nelle competenze dei soggetti a ciò preposti all’interno di ogni ente o amministrazione ovvero della magistratura.

5.2 Canale pubblico

Il decreto ha stabilito che il segnalante può rivolgersi anche all’esterno della Cooperativa, attraverso la divulgazione pubblica, in questo caso le informazioni sulle violazioni sono rese di pubblico dominio attraverso la stampa o i social media.

Affinché il segnalante goda delle tutele previste dal Dlgs 24/23 è necessario che si presentino le seguenti condizioni:

1. una segnalazione interna a cui la Cooperativa non abbia dato riscontro nei termini previsti, abbia fatto seguito una segnalazione esterna ad ANAC la quale, a sua volta, non ha fornito riscontro al segnalante entro termini ragionevoli.
2. la persona ha già effettuato direttamente una segnalazione esterna ad ANAC la quale, tuttavia, non ha dato riscontro al segnalante in merito alle misure previste o adottate per dare seguito alla segnalazione entro termini ragionevoli.
3. la persona effettua direttamente una divulgazione pubblica in quanto ha fondato motivo, di ritenere, ragionevolmente, sulla base di circostanze concrete e quindi, non su semplici illazioni, che la violazione possa rappresentare un pericolo imminente o palese per il pubblico interesse.
4. la persona effettua direttamente una divulgazione pubblica poiché ha fondati motivi di ritenere che la segnalazione esterna possa comportare il rischio di ritorsioni oppure possa non avere efficace seguito.

5.3 Canale esterno presso ANAC

La segnalazione può essere effettuata anche esternamente tramite il canale dedicato di ANAC (Autorità Nazionale Anticorruzione).

ANAC garantisce la riservatezza del segnalante e delle persone coinvolte nonché del contenuto.

È possibile ricorrere al canale di segnalazione esterno solo quando sussiste una delle seguenti condizioni:

• Qualora nel contesto lavorativo di appartenenza non sia stato attivato un canale di segnalazione interno o non sia presente una modalità conforme al D.Lgs. 24/2023;
• Qualora la segnalazione interna non abbia avuto un seguito;
• Qualora il segnalante abbia legittimi motivi di ritenere che se effettuasse una segnalazione interna questa non avrebbe un efficace seguito, ovvero che possano subentrare rischi di ritorsione;
• Qualora il segnalante abbia fondati motivi di ritenere che la violazione possa costituire pericolo imminente per il pubblico interesse.

ANAC ha predisposto i seguenti canali:

• Piattaforma informatica
• Segnalazioni orali  
• Incontri diretti  

È possibile rivolgersi ad ANAC attraverso il seguente link https://www.anticorruzione.it//whistleblowing).

5.4 Comunicazione autorità giudiziaria

Il decreto riconosce la possibilità di rivolgersi alle Autorità giudiziarie per una denuncia di condotte illecite.

6. Comunicazione di ritorsioni

In caso si manifestino eventi ritorsivi a causa della segnalazione è necessario che vengano comunicati in via esclusiva ad ANAC. Possono comunicare ad ANAC le ritorsioni i segnalanti, i facilitatori, i colleghi, i segnalanti, i divulgatori, coloro che subiscono la circostanza di essere legati al segnalante, è tuttavia necessario che si possa dedurre la consequenzialità tra segnalazione, 
denuncia, divulgazione e ritorsione.

7. Tutela della riservatezza

L’identità del Whistleblower (e qualsiasi altra informazione da cui può evincersi, direttamente o indirettamente, tale identità compresa la documentazione allegata alla Segnalazione) viene protetta e non può essere rivelata senza il suo espresso consenso e tutti coloro che ricevono o sono coinvolti nella gestione della Segnalazione sono tenuti a tutelare la riservatezza di tale informazione.

Le segnalazioni non possono essere utilizzate oltre quanto necessario per dare adeguato seguito alle stesse. Inoltre, l’incaricato oscura i dati personali e le informazioni relativi ai soggetti la cui identità deve essere tenuta riservata, qualora per ragioni istruttorie, anche altri soggetti debbano essere messi a conoscenza del contenuto della segnalazione e/o della documentazione ad essa allegata.

La tutela della riservatezza comprende anche il segnalato e le persone coinvolte.

La segnalazione, e la documentazione relativa non sono soggette al diritto di accesso agli atti amministrativi secondo gli artt. 22 e ss L.241/90.

La persona coinvolta o la persona menzionata nella segnalazione non può esercitare i diritti previsti dal Reg. UE 2016/679 quali:

• Diritto di acceso
• Diritto di rettifica
• Diritto di ottenere cancellazione
• Diritto di limitazione
• Diritto alla portabilità
• Diritto di opposizione

A garanzia del rispetto dell’obbligo di riservatezza il decreto prevede che in caso di violazione si applichi alla Cooperativa una sanzione amministrativa pecuniaria.

8. Misure di protezione

Nei confronti del Whistleblower (del soggetto che effettua una segnalazione interna, esterna, una divulgazione pubblica o una denuncia) non è consentita né tollerata alcuna forma di ritorsione.

La ritorsione comprende atti, provvedimenti, comportamenti e omissioni che si verificano nel contesto lavorativo e che arrecano un danno ingiusto ai soggetti tutelati.

Affinché si possa configurare una ritorsione, è necessario uno stretto collegamento tra la segnalazione, la divulgazione e la denuncia e il comportamento / atto / omissione sfavorevole subito, direttamente o indirettamente, dalla persona segnalante, denunciate o che effettua la divulgazione pubblica. 

Chi ritenga di essere di aver subito una ritorsione, conseguente alla Segnalazione (divulgazione pubblica e denuncia) può comunicare la presunta ritorsione esclusivamente ad ANAC.

In caso di ritorsioni commesse nel contesto lavorativo, ANAC informa immediatamente il Dipartimento della funzione pubblica presso la presidenza del Consiglio dei ministri e gli eventuali organismi di garanzia o di disciplina, per i provvedimenti di loro competenza.

Le misure di protezione si applicano anche:

• al facilitatore (persona fisica che assiste il segnalante nel processo di segnalazione, operante all’interno del medesimo contesto lavorativo e la cui assistenza deve rimanere riservata).
• alle persone del medesimo contesto lavorativo della persona segnalante, di colui che ha sporto una denuncia all’autorità giudiziaria o contabile o di colui che ha effettuato una divulgazione pubblica e che sono legate ad essi da uno stabile legame affettivo o di parentela entro il quarto grado.  
• ai colleghi di lavoro della persona segnalante o della persona che ha sporto una denuncia all’autorità giudiziaria o contabile o effettuato una divulgazione pubblica, che lavorano nel medesimo contesto lavorativo della stessa e che hanno con detta persona un rapporto abituale e corrente.

9. Responsabilità e limitazione di responsabilità del segnalante

Non è punibile il Whistleblower che riveli o diffonda informazioni sulle violazioni coperte dall’obbligo di segreto, diverso da quello di cui all’articolo 1, comma tre, del D.Lgs. n. 24/23 o relative alla tutela del diritto di autore o alla protezione dei dati personali ovvero riveli o diffonda informazioni sulle violazioni che offendono la reputazione della persona coinvolta o denunciata, quando, al momento della rivelazione o diffusione, vi fossero motivi per ritenere che la rivelazione o diffusione delle stesse informazioni fosse necessaria per svelare la violazione e la segnalazione, la divulgazione pubblica o la denuncia all’autorità giudiziaria o contabile è stata effettuata ai sensi dell’articolo 16 D.Lgs. n. 24/23.

Si precisa che viene meno la tutela delle ritorsioni, quando è accertata, anche con sentenza di primo grado, la responsabilità penale del Segnalante per i reati di diffamazione o di calunnia o comunque per i medesimi reati commessi con la denuncia all’autorità giudiziaria o contabile ovvero la sua responsabilità civile, per lo stesso titolo, nei casi di dolo o colpa grave.

10. Conservazione della documentazione

Tutta la documentazione riguardante la segnalazione va conservata per un periodo non superiore a 5 cinque anni dalla data che conclude il procedimento della segnalazione, in luogo riservato chiuso a chiave non accessibile da personale non autorizzato.

Pescantina, 01/12/2023

Approvata con delibera del C.d.A. del 01 dicembre 2023

Marco Sartori - Presidente